Effectief delegeren kun je leren

Groei betekent loslaten.

Wanneer je wilt dat je organisatie zich ontwikkelt, moet je taken aan een ander kunnen overlaten. Maar dat is makkelijker gezegd. Je voelt je verantwoordelijk, wilt grip houden en zeker weten dat het resultaat wordt zoals jij het voor ogen hebt. En eerlijk is eerlijk: als je het zelf doet, gaat het veel sneller. Tegen de tijd dat je het hebt uitgelegd, heb je het zelf al af.

Maar ja… je komt niet toe aan al die andere belangrijke zaken.

De nummer één reden waarom delegeren niet gebeurt? Gebrek aan tijd. Toch moet je hier tijd voor maken om op de lange termijn tijd vrij te krijgen.

Hoe bepaal je wat je delegeert? En hoe zorg je ervoor dat het gebeurt zoals jij wilt, zodat je met een gerust hart loslaat?

Delegeren is als leren fietsen

Toen ik mijn dochter leerde fietsen, had ik de neiging om haar stevig vast te houden. In het begin was dat nodig – ze wist niet hoe ze haar evenwicht moest bewaren en had mijn ondersteuning nodig. Maar als ik haar te lang bleef vasthouden, zou ze nooit zelfstandig leren fietsen. Dus liet ik haar stap voor stap meer los: eerst met een rugtas waaraan ik haar kon vasthouden, daarna zonder, maar nog met mijn hand achter haar rug. Totdat ze ineens zelf ging en ik alleen nog van een afstandje hoefde toe te kijken.

Dit is precies hoe effectief delegeren werkt: je biedt begeleiding waar nodig, maar je laat op het juiste moment los om groei mogelijk te maken. De kunst is om te begrijpen waar je medewerker staat ten opzichte van de taak, zodat je hem of haar optimaal ondersteunt in het proces naar zelfstandigheid. Communiceer hier open over en leg het proces eventueel uit, zodat je medewerker gemotiveerd blijft om de taak eigen te maken.

De vier fasen van delegeren

1. Instrueren – lage competentie, hoge motivatie

   Een medewerker met weinig ervaring heeft duidelijke instructies en begeleiding nodig. Jij bepaalt wat er moet gebeuren, hoe en wanneer. Leg uit dat het doel is om hem of haar zelfstandig de taak te laten uitvoeren.

   
   

2. Coachen – lage competentie, lage motivatie

   De medewerker heeft al wat vaardigheden, maar kan de taak nog niet zelfstandig uitvoeren. Jij biedt meer vrijheid, maar blijft coachen en motiveren. Laat zien waarom je nog niet volledig kunt loslaten, maar geef ook perspectief. Waardeer wat goed gaat.

   
   

3. Ondersteunen – hoge competentie, lage motivatie

   De medewerker weet hoe de taak moet, maar mist nog het vertrouwen of de motivatie om het volledig zelfstandig te doen. Jij laat steeds meer los en controleert alleen de eindresultaten. Geef perspectief om de motivatie hoog te houden.

   
   

4. Delegeren – hoge competentie, hoge motivatie

   De medewerker is volledig bekwaam en gemotiveerd. Jij kunt de taak met een gerust hart overlaten en bemoeit je niet onnodig met de details. Je blijft beschikbaar voor vragen, maar stuurt niet actief bij.

Hoe bepaal je nou wat te delegeren? Door te bepalen wat urgent en wat belangrijk is. Alles dat urgent en niet belangrijk is, kun je delegeren. Dat lijkt misschien tegenstrijdig, want het moet NU. Maar door anderen deze taken te leren, kun je alles wat NU moet, direct aan een ander overlaten. Zodat jij kunt blijven doen wat belangrijk is.

Wat als het niet lukt?

Nu zijn die modellen en theorieën leuk, maar wat als het je gewoon niet lukt? Wat als je merkt dat iets je tegenhoudt om echt los te laten? Misschien moet het te perfect zijn, of ben je bang dat het fout gaat als je het loslaat. Dan voelt het ongemakkelijk om de controle uit handen te geven.

Wij zien vaak dat leidinggevenden vastlopen in het delegeren. De organisatie groeit, maar de directeur blijft te veel operationele taken doen. Wij helpen leidinggevenden niet alleen met het loslaten van taken, maar vooral met het ontwikkelen van hun team, zodat ze met vertrouwen kunnen delegeren. Wil jij weten hoe je dit binnen jouw bedrijf kunt verbeteren? Laten we eens praten.